Проверка библиотечного фонда

Проверка библиотечного фонда – определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде, а также установление их соответствия учетным документам.

Обязательной плановой проверке подлежат все виды документов, включая АВД, электронные издания, которым присвоен инвентарный номер.

Проверка наличия документов библиотечного фонда производится в обязательном порядке:

при смене материально-ответственного лица за сохранность фондов;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
при реорганизации или ликвидации библиотеки.

Периодичность проверки фонда зависит от статуса библиотеки; объема, назначения и структуры фонда:

наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;
редчайшие фонды – один раз в 3 года;
ценные фонды – один раз в 5 лет;
фонды библиотек до 100 тысяч учетных единиц – один раз в 5 лет;
фонды библиотек от 100 до 200 тысяч учетных единиц – один раз в 7 лет;
фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц – один раз в 10 лет;
фонды библиотек свыше 1 миллиона учетных единиц – поэтапно, в выборочном порядке, с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

В целях осуществления оперативной передачи фонда библиотеки, руководителем организации образования принимается решение о проверке всего фонда или его части, применить сплошную проверку или выборочную.

В случаях экстренной передачи проводят выборочную проверку наиболее ценных и редких изданий, дорогостоящих и дефицитных. Выборочная проверка не может быть засчитана как плановая. Проверка всего библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя) приравнивается к очередной проверке. Передача оформляется актом сдачи-приемки.

Основанием для проведения проверки библиотеки является приказ руководителя организации образования. Приказом назначается проверочная комиссия во главе с председателем, которые несут всю ответственность за ход, организацию и итоги проверки, устанавливаются сроки проверки. В состав комиссии входят заместитель руководителя организации образования, 1-2 преподавателя, обязательно библиотекарь - ответственный за проверяемый фонд и представитель бухгалтерии. Создание комиссии необходимо для того, чтобы работа по проверке была юридически организована и оформлена. Комиссия разрабатывает план проверки, определяет методы и сроки проверки.

Сроки проведения проверки зависят от числа участников и методов проверки, форм учета, структуры фонда, организаций и условий труда, а также режима работы библиотеки на период проверки. Проверка библиотечного фонда проводится во время, которое менее ущербно для пользователей (обязательно вывешивается объявление с указанием сроков проверки). На время проверки библиотека закрывается, но издания от читателей принимаются.

Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки, наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.

В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки.

При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан. Акт (со списком) утверждает руководитель организации образования.

Виновные в недостаче несут наказание в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Казахстан.